Quản lý Hóa đơn nhà cung cấp

Ứng dụng Mua hàng cho phép bạn quản lý các đơn đặt hàng của mình, sản phẩm đến và hóa đơn của nhà cung cấp tất cả liền mạch ở một nơi.

Nếu bạn muốn thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn của nhà cung cấp, điều đầu tiên bạn cần làm là có dữ liệu mua hàng trong Odoo. Biết những gì đã xảy ra mua và nhận là bước đầu tiên để hiểu quy trình quản lý mua hàng của bạn.

Đây là quy trình công việc tiêu chuẩn trong Odoo:

1. Bạn bắt đầu với Yêu cầu báo giá (RFQ) để gửi cho (các) nhà cung cấp.
2. Một khi nhà cung cấp đã chấp nhận RFQ, xác nhận RFQ thành một Đơn đặt hàng (PO).
3. Việc xác nhận PO sẽ tạo ra một Lô hàng đế nếu bạn đã mua bất kỳ sản phẩm còn hàng nào.
4. Khi nhận được Hóa đơn của Nhà cung cấp từ Nhà cung cấp của bạn, hãy xác thực hóa đơn đó với các sản phẩm đã nhận ở bước trước để đảm bảo tính chính xác.

Quá trình này có thể được thực hiện bởi ba người khác nhau trong công ty, hoặc chỉ một.

Cấu hình

Cài đặt ứng dụng Mua và Tồn kho

Từ Ứng dụng, tìm kiếm mô-đun Mua hàng và cài đặt nó. Do một số phụ thuộc nhất định, việc cài đặt Mua hàng sẽ tự động cài đặt các ứng dụng Tồn kho và Kế toán.

Tạo sản phẩm

Tạo sản phẩm trong Odoo là điều cần thiết để nhanh chóng và hiệu quả mua trong Odoo. Chỉ cần điều hướng đến menu con Sản phẩm trong Mua hàng và nhấp vào tạo.

{.align-center}

Khi tạo sản phẩm, hãy chú ý đến trường Loại sản phẩm , vì nó quan trọng:

• Các sản phẩm được đặt là Có thể dự trữ hoặc Tiêu thụ sẽ cho phép bạn để theo dõi mức tồn kho của họ. Những tùy chọn này ngụ ý quản lý kho và sẽ cho phép nhận các loại sản phẩm này.
• Ngược lại, các sản phẩm được đặt dưới dạng Dịch vụ hoặc Kỹ thuật số Sản phẩm sẽ không ngụ ý quản lý kho, đơn giản là do thực tế rằng không có hàng tồn kho để quản lý. Bạn sẽ không thể nhận sản phẩm theo một trong hai chỉ định này.

::: tip ::: title Tip :::

Bạn nên tạo một sản phẩm Linh tinh cho tất cả các giao dịch mua diễn ra không thường xuyên và không yêu cầu định giá hàng tồn kho hoặc quản lý. Nếu bạn tạo ra một sản phẩm như vậy, bạn nên đặt loại sản phẩm thành Dịch vụ. :::

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp của bạn

Mua sản phẩm hoặc dịch vụ

Từ ứng dụng mua hàng, bạn có thể tạo đơn đặt hàng với nhiều sản phẩm như bạn cần. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn xác nhận hoặc báo giá cho đơn hàng, bạn có thể ghi lại số tham chiếu đơn hàng trong trường Tài liệu tham chiếu của nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng kết hợp PO với hóa đơn của nhà cung cấp sau này (vì hóa đơn của nhà cung cấp có thể sẽ bao gồm tham chiếu nhà cung cấp)

{.align-center}

Xác thực đơn đặt hàng và nhận sản phẩm từ ứng dụng tồn kho.

Nhận sản phẩm

Nếu bạn đã mua bất kỳ sản phẩm còn hàng nào mà bạn quản lý kho trong số đó, bạn sẽ cần nhận các sản phẩm từ ứng dụng tồn kho sau khi bạn xác nhận đơn đặt hàng. Từ Trang tổng quan tồn kho, bạn sẽ thấy một nút liên kết trực tiếp đến việc chuyển sản phẩm. Nút này được vạch ra bằng màu đỏ dưới đây:

{.align-center}

Điều hướng tuyến đường này sẽ đưa bạn đến danh sách tất cả các đơn đặt hàng đang chờ được tiếp nhận.

{.align-center}

Nếu bạn có rất nhiều đơn đặt hàng đang chờ đợi, hãy áp dụng bộ lọc bằng thanh tìm kiếm ở phía trên bên phải. Với thanh tìm kiếm này, bạn có thể lọc dựa trên nhà cung cấp (đối tác), sản phẩm hoặc tài liệu nguồn (còn được gọi là tham chiếu đơn đặt hàng của bạn).Bạn cũng có thể nhóm các đơn đặt hàng theo các tiêu chí khác nhau trong Nhóm Theo. Chọn một mục từ danh sách này sẽ mở màn hình sau đây, nơi bạn sẽ nhận được sản phẩm.

{.align-center}

Mua sản phẩm dịch vụ không kích hoạt đơn đặt hàng giao hàng.

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp

Khi bạn nhận được hóa đơn của nhà cung cấp cho lần mua trước đó, hãy nhớ ghi lại nó trong ứng dụng Mua hàng trong Menu điều khiển. Bạn cần tạo hóa đơn nhà cung cấp mới ngay cả khi bạn đã đăng ký đơn đặt hàng.

{.align-center}

Điều đầu tiên bạn cần làm khi tạo hóa đơn nhà cung cấp là chọn nhà cung cấp thích hợp, vì làm như vậy cũng sẽ kéo lên bất kỳ thông tin kế toán hoặc bảng giá liên quan. Từ đó, bạn có thể chọn chỉ định một hoặc nhiều Đơn đặt hàng để điền hóa đơn nhà cung cấpKhi bạn chọn Đơn đặt hàng từ danh sách, Odoo sẽ kéo bất kỳ sản phẩm không có hóa đơn nào liên quan đến Lệnh mua hàng đó và tự động điền thông tin đó bên dưới. Nếu bạn đang gặp khó khăn thời gian tìm kiếm hóa đơn nhà cung cấp thích hợp, bạn có thể tìm kiếm thông qua danh sách bằng cách nhập số tham chiếu của nhà cung cấp hoặc giao dịch mua hàng nội bộ của bạn số thứ tự.

{.align-center}

Mặc dù hóa đơn đang ở trạng thái dự thảo, bạn có thể thực hiện bất kỳ sửa đổi nào bạn cần (ví dụ: loại bỏ hoặc thêm dòng sản phẩm, sửa đổi số lượng và thay đổi giá).

::: note ::: title Note :::

Nhà cung cấp của bạn có thể gửi cho bạn một số hóa đơn cho cùng một Đơn đặt hàng nếu:

1. Nhà cung cấp của bạn đang đặt hàng lại và đang gửi hóa đơn cho bạn khi họ vận chuyển sản phẩm.
2. Nhà cung cấp của bạn đang gửi cho bạn một phần hóa đơn hoặc yêu cầu đặt cọc. :::

Mỗi khi bạn ghi lại hóa đơn nhà cung cấp mới, Odoo sẽ tự động điền số lượng sản phẩm dựa trên những gì đã nhận được từ nhà cung cấp. Nếu giá trị này hiển thị bằng 0, điều này có nghĩa là bạn không nhận được sản phẩm này và chỉ đóng vai trò như một lời nhắc nhở rằng sản phẩm không có trong tay và bạn có thể cần hỏi thêm về điều này. Tại bất kỳ thời điểm nào, trước khi bạn xác thực Hóa đơn Nhà cung cấp, bạn có thể ghi đè số lượng bằng không này.

Khớp hóa đơn nhà cung cấp

Phải làm gì nếu hóa đơn nhà cung cấp của bạn không khớp với những gì bạn nhận được

Nếu hóa đơn bạn nhận được từ nhà cung cấp có số lượng không khớp số lượng do Odoo tự động điền, điều này có thể là do nhiều lý do:

• Nhà cung cấp tính phí sản phẩm và / hoặc dịch vụ của bạn không chính xác mà bạn chưa đặt hàng.
• Nhà cung cấp đang thanh toán cho bạn cho các sản phẩm mà bạn có thể chưa nhận được, vì kiểm soát lập hóa đơn có thể dựa trên số lượng được đặt hàng hoặc nhận được.
• Nhà cung cấp đã không lập hóa đơn cho bạn cho các sản phẩm đã mua trước đó.

Trong những trường hợp này, bạn nên xác minh rằng hóa đơn và bất kỳ đơn đặt hàng nào được liên kết với nhà cung cấp đều chính xác và bạn hiểu những gì bạn đã đặt hàng và những gì bạn đã nhận được.

Nếu bạn không thể tìm thấy đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn của nhà cung cấp, điều này có thể là do một trong một vài lý do:

• Nhà cung cấp đã lập hóa đơn cho bạn cho đơn đặt hàng này; Do đó, nó sẽ không xuất hiện bất cứ nơi nào trong lựa chọn.
• Ai đó trong công ty đã quên ghi lại đơn đặt hàng cho nhà cung cấp này.
• Nhà cung cấp đang tính phí cho bạn cho một cái gì đó bạn đã không đặt hàng.

Cách quản lý số lượng sản phẩm

Theo mặc định, các dịch vụ được quản lý dựa trên số lượng được đặt hàng, trong khi hàng tồn kho và vật tư tiêu hao được quản lý dựa trên số lượng nhận được.

Nếu bạn cần quản lý sản phẩm dựa trên số lượng đặt hàng trên nhận được số lượng, bạn sẽ cần phải thuộc nhóm Người quản lý mua hàng . Yêu cầu người quản trị hệ thống của bạn bật các quyền truy cập này trên Cài đặt --> Người dùng --> Người dùng --> Quyền truy cập{.interpreted-text role="menuselection"}. Sau khi bạn thuộc đúng nhóm, hãy chọn (các) sản phẩm bạn muốn sửa đổi và bạn sẽ thấy một trường mới xuất hiện, có nhãn Kiểm soát Hóa đơn Mua hàng.

{.align-center}

Sau đó, bạn có thể thay đổi phương pháp quản lý mặc định cho các sản phẩm dựa trên:

• Số lượng đặt hàng
• Hoặc Số lượng đã nhận

Thanh toán hàng loạt

Khi tạo hóa đơn nhà cung cấp và chọn đơn đặt hàng phù hợp, bạn có thể tiếp tục chọn đơn đặt hàng bổ sung. Odoo sẽ thêm các mục hàng bổ sung từ đơn đặt hàng bạn chọn. Nếu bạn chưa xóa các mục hàng trước đó khỏi đơn đặt hàng đầu tiên, hóa đơn sẽ được liên kết với tất cả các đơn đặt hàng thích hợp.