Quy trình lập hóa đơn

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có các cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn cho khách hàng trong Odoo. Thông thường, các hóa đơn nháp được tạo bởi hệ thống (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng) và kế toán chỉ cần xác nhận hóa đơn dự thảo và gửi hóa đơn vào hàng loạt (bằng thư thông thường hoặc email).

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong những cách sau đây để tạo hóa đơn nháp:

Bán hàng

Đơn hàng ‣ Hóa đơn

Trong hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo ra báo giá trở thành đơn đặt hàng bán hàng. Một khi chúng được xác nhận. Sau đó, hóa đơn dự thảo được tạo dựa trên đơn đặt hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:

Lập hóa đơn theo cách thủ công: sử dụng một nút trên đơn đặt hàng để kích hoạt hóa đơn dự thảo
Hóa đơn trước khi giao hàng: lập hóa đơn đầy đủ trước khi kích hoạt đơn hàng giao hàng
Hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng giao hàng: xem phần tiếp theo

Ứng dụng Thương mại điện tử thường sử dụng hóa đơn trước khi giao hàng khi khách hàng thanh toán theo đơn hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)

Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, nên lập hóa đơn theo cách thủ công. Nó cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn toàn bộ đơn đặt hàng, lập hóa đơn phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn một số dòng, hóa đơn một khoản tạm ứng cố định.

Quá trình này là tốt cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.

::: Xem thêm - /applications/sales/sales/invoicing/proforma{.interpreted-text role="doc"} :::

Đơn hàng bán hàng ‣ Đơn hàng giao hàng ‣ Hóa đơn

Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng giao hàng, thay vì đơn đặt hàng. Cách tiếp cận này phù hợp cho các doanh nghiệp nơi số lượng bạn giao có thể khác với số lượng đã đặt hàng: các loại thực phẩm (xuất hóa đơn theo Kg thực tế).

Theo cách này, nếu bạn giao một đơn hàng từng phần, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự giao. Nếu bạn làm lại đơn đặt hàng (giao một phần và phần còn lại sau), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một hóa đơn cho mỗi lần giao đặt hàng.

::: Xem thêm - /applications/sales/sales/invoicing/invoicing_policy{.interpreted-text role="doc"} :::

Đơn đặt hàng thương mại điện tử ‣ Hóa đơn

Một đơn đặt hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo ra đơn đặt hàng khi nó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển khoản, Odoo chỉ tạo đơn hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt sau khi nhận được thanh toán.

Hợp đồng

Hợp đồng thông thường ‣ Hóa đơn

Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể kích hoạt hóa đơn dựa trên thời gian và tài liệu đã chi tiêu, chi phí hoặc dòng dịch vụ / sản phẩm cố định. Hàng tháng, nhân viên bán hàng sẽ kích hoạt hóa đơn dựa trên các hoạt động trên hợp đồng.

Các hoạt động có thể là:

Sản phẩm/dịch vụ cố định, đến từ đơn hàng bán hàng liên kết với hợp đồng này
Vật liệu đã mua (bạn sẽ xuất hóa đơn lại)
Thời gian và tài liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (hợp đồng phụ)
Các chi phí như đi lại và ăn ở mà bạn lập lại hóa đơn cho khách hàng

Bạn có thể lập hóa đơn vào cuối hợp đồng hoặc kích hoạt hóa đơn trung gian. Cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ lập hóa đơn chủ yếu dựa vào thời gian và chất liệu. Đối với các công ty dịch vụ xuất hóa đơn về giá cố định, họ sử dụng đơn đặt hàng bán hàng thông thường.

::: Xem thêm - /applications/sales/sales/invoicing/time_materials{.interpreted-text role="doc"} - /applications/sales/sales/invoicing/expense{.interpreted-text role="doc"} - /applications/sales/sales/invoicing/milestone{.interpreted-text role="doc"} :::

Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn

Đối với đăng ký, hóa đơn được kích hoạt tự động theo định kỳ. Tần suất lập hóa đơn và các dịch vụ / sản phẩm được lập hóa đơn là xác định trên hợp đồng.

::: Xem thêm - /applications/sales/sales/invoicing/subscriptions{.interpreted-text role="doc"} :::

Khác

Tạo hóa đơn thủ công

Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Đó là một cách tiếp cận được đề xuất nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá), hoặc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ.

Ngay cả khi bạn tạo đơn hóa từ đơn đặt hàng, bạn có thể cần tạo công cụ đơn hóa trong các trường hợp sử dụng đặc biệt:

Nếu bạn cần hoàn tiền
Nếu bạn cần giảm giá
Nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn hàng bán hàng
Nếu bạn cần lập hóa đơn một cái gì đó không liên quan đến doanh nghiệp cốt lõi của bạn

Các mô-đun cụ thể

Một số mô-đun cụ thể cũng có thể tạo hóa đơn nháp:

Thành viên: lập hóa đơn cho các thành viên của bạn hàng năm
Sửa chữa: lập hóa đơn cho các dịch vụ sau bán hàng của bạn

Việc thu hồi lại hóa đơn

Vẫn có thể sửa hạn hóa đơn nhưng với một số hạn chế:

Tính năng này không hoạt động khi các mục trước ngày khóa.
Tính năng không hoạt động nếu trình tự không phù hợp với tháng của mục nhập.
Nó không hoạt động nếu trình tự dẫn đến một bản sao.
Thứ tự của hóa đơn vẫn không thay đổi.
Nó rất hữu ích cho những người sử dụng một số từ một phần mềm khác và những người muốn tiếp tục năm hiện tại mà không bắt đầu lại từ sự khởi đầu.